Chuyên đề tốt nghiệp
Theo Nguyễn Hữu Thân: "Quản trị nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn,
duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên
nhân sự thông qua tổ chức".
(*)
Theo PGS. PTS Đỗ Hoàng Toàn: "Quản trị nhân sự là việc bố trí, sử dụng
những ngời lao động, cùng với máy móc, thiết bị, những phơng pháp công nghệ,
công nghệ sản xuất, những nguồn nguyên nhiên liệu một cách có hiệu quả nhất
trong cơ quan, đơn vị".
(**)
Theo Trần Kim Dung thì: "Quản trị nhân sự chính là chức năng cán bộ, một
trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác
mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng
tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty"
(***)
Từ khái niệm khác nhau chúng ta có thể đa ra một khái niệm ngắn gọn và
đầy đủ về quản trị nhân sự nh sau: "Quản trị nhân sự đợc hiểu là một quá trình tổ
chức và sử dụng nguồn lao động trong doanh nghiệp nói chung và đối với văn
phòng nói riêng một cách có khoa học, nhằm khai thác có hiệu quả nguồn lực
nhân sự thông qua phân tích công việc, tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự,
đãi ngộ nhân sự và đánh giá kết quả công việc".
Trên cơ sở tiến hành tuyển dụng, phát triển đào tạo nhân sự thì công tác quản
trị văn phòng gồm dự thảo chiến lợc, chính sách, thực hiện kế hoạch, cung cấp kịp
thời chính xác những thông tin, đôn đốc các bộ phận tiến hành thực hiện có hiệu
quả các quyết định của lãnh đạo, đề xuất, kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động của
cơ quan, đơn vị. Nói tóm lại, quản trị văn phòng chính là việc phát triển và sử
dụng con ngời.
*
Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Nguyễn Hữu Thân, NXB Thống Kê
(**)
Trích trong cuốn Những vấn đề cơ bản của QTKD, PGS.PTS Đỗ Hoàng Toàn, NXB Khoa học và Kĩ thuật
1994
(
***)
Trích trong cuốn Quản trị nhân sự, tác giả Trần Thị Kim Dung, NXB Thống kê.
5
Chuyên đề tốt nghiệp
1.2. Tầm quan trọng của quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng
Xuất phát từ vai trò nguồn nhân sự trong cơ quan, đơn vị mà quản trị nhân sự
đợc giữ một trọng trách khá lớn đối với công tác văn phòng, đó chính là vấn đề
sống còn đối với bất kì cơ quan, đơn vị nào và thực tế cho thấy: Quản trị suy cho
cùng là quản trị con ngời.
Trong cơ quan, đơn vị mỗi ngời là một cá thể có những đặc tính chung và
riêng khác nhau. Khi hoà hợp vào trong một tập thể sẽ dẫn đến mâu thuẫn, do đó
quản trị nhân sự có vai trò làm cho mỗi cá nhân tồn tại phát triển và không tách rời
trong tập thể. Mỗi cá nhân luôn có những tâm t tình cảm, tính cách khác nhau nh-
ng đồng thời họ có những cái chung đó là muốn đợc tôn trọng, đợc quan tâm,
thăng tiến vì thế các nhà quản trị phải biết liên kết các thành viên lại với nhau
thành một tập thể vững mạnh, biết phát huy sở trởng của mỗi ngời, gắn kết họ với
nhau thực hiện mục tiêu chung của cơ quan văn phòng. Qua đó thoả mãn đợc nhu
cầu riêng của mỗi thành viên.
Trong đội ngũ quản trị của cơ quan, đơn vị một khi họ tuyển chọn đợc đúng
ngời, sắp xếp đúng ngời, đúng việc, động viên khuyến khích nhân viên, tạo môi tr-
ờng và điều kiện làm việc thuận lợi thì công tác quản trị nhân sự sẽ là động lực lớn
giúp con ngời trong cơ quan đó đạt đợc những kết quả mong muốn, và đoàn kết
tập hợp đợc họ và thúc đẩy họ hoàn thành công việc đợc giao.
Quản trị nhân sự còn góp phần quan trọng vào việc giải quyết mặt chính trị
xã hội của vấn đề lao động, thông qua việc thực hiện chiến lợc con ngời của nhà n-
ớc. Bởi vì xét cho cùng mọi hoạt động của con ngời diễn ra trong nền kinh tế quốc
dân hay trong cơ quan, đơn vị nào đó cũng để đạt mục đích cuối cùng là con ngời
đợc hởng mọi thành quả mà bản thân họ và xã hội đã tạo ra.
Trong một cơ quan, đơn vị, đội ngũ quản trị, họ vừa là đối tợng quản trị đồng
thời họ vừa là chủ thể của quản trị nhân sự.
1.3. Những nội dung cơ bản của quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng.
Hoạt động quản trị nhân sự có ảnh hởng lớn đến sự thành bại của mỗi một cơ
quan, đơn vị. Vì thế mà hoạt động quản trị nhân sự trong mỗi cơ quan văn phòng
6
Chuyên đề tốt nghiệp
rất phức tạp đòi hỏi phải có sự quan tâm thích đáng của các nhà quản trị. Hoạt
động quản trị nhân sự bao gồm 5 nội dung chủ yếu sau:
- Phân tích công việc: Là một quá trình (bao gồm công việc và thủ tục) nhằm
xác định các loại công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của mỗi công
việc đó, quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng thực hiện theo yêu cầu của công việc đó
là gì? phức tạp hay đơn giản, chức trách đảm đơng công việc đó là gì? công việc
đó đòi hỏi những kỹ năng gì? mà khi thực hiện công việc cần phải có.
Để tiến hành phân tích công việc ngời ta thờng hay sử dụng các phơng pháp
nh phơng pháp trực quan bằng cách quan sát trực tiếp quá trình hoạt động của nhà
nhân sự - phơng pháp phân tích thống kê qua các số liệu thống kê thu thập đợc về
kết quả và quá trình hoạt động của các loại lao động hiện có, để đánh giá về nhân
sự của cơ quan, đơn vị đó và phơng pháp trắc nghiệm.
- Tuyển dụng nhân sự:
Quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để đáp ứng nhu cầu lao động của đơn
vị về số lợng, chất lợng và cơ cấu tổ chức trong một thời kỳ nhất định.
Quá trình này có thể đợc tiến hành theo các bớc công việc và trở thành những
thủ tục trong khi tuyển dụng nhân sự nh sau:
+ Chuẩn bị tuyển dụng nhân sự cho công việc mà cơ quan văn phòng đang
làm.
+ Trên cơ sở phân tích công việc, tiến hành thông báo về việc tuyển dụng
nhân sự.
+ Thu nhận hồ sơ và tiến hành nghiên cứu các hồ sơ của các ứng cử viên.
+ Tổ chức phỏng vấn, sát hạch kiểm tra trình độ năng lực của ngời dự tuyển.
+ So sánh, lựa chọn và ra quyết định về việc tuyển dụng nhân sự.
- Đào tạo và phát triển nhân sự:
Đào tạo và phát triển nhân sự là quá trình giảng dạy, hớng dẫn bồi dỡng,
nhằm nâng cao trình độ chuyên môn tay nghề, trình độ hiểu biết và các phẩm chất
khác đối với mỗi ngời nhân viên trong cơ quan văn phòng. Mỗi công việc trong cơ
quan đơn vị đều cần đến một loại lao động có trình độ, chuyên môn ở mức nhất
định, phải có kế hoạch đào tạo cụ thể giúp cho ngời lao động làm quen với công
7
Chuyên đề tốt nghiệp
việc, đúng chuyên môn, sở trờng và thích nghi với công việc đợc giao. Hoạt động
của cơ quan diễn ra thờng xuyên liên tục đòi hỏi các bộ phận nhân sự phải bố trí
hợp lý, cân đối với các yếu tố vật chất và giữa các bộ phận.
Ngày nay với sự phát triển của khoa học kỹ thuật thì yêu cầu và đòi hỏi về
năng lực ngời lao động ngày càng cao, muốn vậy mỗi cơ quan, đơn vị cần coi
trọng và quan tâm chú ý tới vấn đề quản trị nhân sự.
- Đãi ngộ nhân sự
Trong quản trị nhân sự đã ngộ nhân sự quyết định sự hăng hái hay không của
ngời lao động và qua đó ảnh hởng tới hiệu quả công việc. Đãi ngộ nhân sự có thể
đợc thông qua.
+ Đãi ngộ vật chất: Thể hiện việc thoả mãn nhu cầu về vật chất của ngời lao
động qua tiền lơng, tiền thởng và phúc lợi xã hội, đây là một nhu cầu cơ bản của
con ngời.
+ Đãi ngộ tinh thần: Đó là việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần của con ngời,
thoả mãn nhu cầu tinh thần của con ngời nh: có niềm vui trong công việc, đợc tôn
trọng và quý trọng, đợc thăng tiến trong công việc, đợc quan tâm giúp đỡ, khuyến
khích mỗi khi gặp khó khăn hoặc có sự rủi ro xảy ra đối với bản thân và gia đình
họ.
- Đánh giá kết quả qua thực hiện công việc
Trớc công việc đợc giao, các nhà quản trị cần đánh giá đúng mực trung thực
công bằng những thành tích mà ngời lao động đạt đợc, động viên khuyến khích
kịp thời, đồng thời rút ra những tồn tại yéu kém để họ có thể tiếp thu và rút ra kinh
nghiệm làm tốt hơn.
2. Các nhân tố ảnh hởng đến quản trị nhân sự trong cơ quan văn phòng
Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản trị bao gồm:
2.1. Nhóm nhân tố thuộc về ngời lao động,
Nhóm nhân tố thuộc về ngời lao động có ảnh hởng đến công tác quản trị
nhân sự trog cơ quan nh: Nhân thức của ngời lao động, trình độ và chế độ kích
thích ngời lao động làm việc.
8
Chuyên đề tốt nghiệp
Cùng với sự phát triển của khoa học kĩ thuật và sự bùng nổ thông tin thì trình
độ của ngời lao động ngày càng nâng cao, khả năng nhận thức của họ ngày càng
tốt hơn. Điều này sẽ làm ảnh hởng đến cách nhìn nhận, thái độ của nhân viên đối
với công việc, quyền hạn và sự tham gia của mỗi ngời trong tổ chức. Nó cũng làm
thay đổi những đòi hỏi thoả mãn, hài lòng với công việc cũng nh phần thởng đối
với họ.
Nếu trớc kia mong muốn của ngời đi làm chỉ giản đơn là có việc làm ổn định
và mức lớng đủ sống thì ngày nay nhu cầu của họ đã đa dạng, phong phú hơn
nhiều đặc biệt là nhu cầu tinh thần.
Tiền lơng là thu nhập chính của ngời lao động, đó là công cụ quan trọng để
thu hút lực lợng lao động là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ, ngoài ra tiền thởng cũng
có vai trò quan trọng trong việc kích thích thi đua, tăng năng suất lao động.
Tuy nhiên tiền lơng, tiền thởng không phải là mục đích duy nhất của nhân
viên. Họ còn cần:
- Có công việc phù hợp với năng lực chuyên môn, các điều kiện làm việc phải
thuận lợi, có chế độ nghỉ ngơi hợp lý.
- Đợc cung cấp đầy đủ thông tin, đợc tôn trọng và lắng nghe ý kiến đề xuất
của họ.
- Có cơ hội học hành và thăng tiến, có tơng lai trong nghề nghiệp.
Vì vậy quản trị nhân sự có hiệu quả hay không tuỳ thuộc vào việc nắm bắt và
thoả mãn đợc nhu cầu chính đáng cuả nhân viên hay không? Song vẫn phải đảm
bảo đợc mục tiêu của cơ quan, đơn vị đề ra.
2.2. Nhóm nhân tố thuộc về nhà quản trị
Bao gồm trình độ giao tiếp nhân sự và các phơng pháp lãnh đạo của nhà quản
trị.
Trình độ giao tiếp của nhà quản trị ảnh hởng rất nhiều đến công tác quản trị
nhân sự. Nếu nhà quản trị có trình độ giao tiếp tốt với nhân viên, biết quan tâm và
động viên họ, thì ở đó công tác quản trị nhân sự sẽ thành công.
Phong cách lãnh đạo cũng ảnh hởng nhiều đến công tác quản trị nhân sự. Có
3 phong cách lãnh đạo thờng thấy là: Phong cách lãnh đạo chuyên môn, phong
9
Chuyên đề tốt nghiệp
cách lãnh đạo tản quyền và phong cách lãnh đạo dân chủ. Một câu hỏi luôn đặt ra
đối với nhà quản trị là "áp dụng phơng pháp quản lý nào là hợp lý nhất? tuỳ thuộc
vào từng doanh nghiệp, từng cơ cấu tổ chức mà nhà quản trị đa ra những phong
cách lãnh đạo hợp lý.
2.3. Nhóm nhân tố thuộc môi trờng lao động
Môi trờng lao động là tổng thể các yếu tố liên quan đến các điều kiện lao
động. Môi trờng lao động của công ty có thể hiểu là một nền văn hoá đợc hình
thành và phát triển cùng với quá trình vận hành của tổ chức, đó là triết lý kinh
doanh, các tập quán thói quen truyền thống, phong cách sinh hoạt, nghệ thuật ứng
xử. Tất cả các yếu tố này tạo ra một bầu không khí, một bản sắc tinh thần đặc trng
riêng cho từng cơ quan, đơn vị. Những vấn đề này ảnh hởng rất lớn đến công tác
quản trị nhân sự và tuỳ từng điều kiện môi trờng mà nhà quản trị áp dụng phong
cách quản trị riêng với nhân viên của mình.
II. Đào tạo và phát triển nhân sự
1. Khái niệm và tầm quan trọng của đào tạo và phát triển nhân sự
1.1. Khái niệm
Đào tạo nhân sự đợc hiểu là quá trình giảng dạy, hớng dẫn bồi dỡng nhằm
nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng của ngời nhân viên, chuẩn bị cho họ theo
kịp với những thay đổi cơ cấu tổ chức và của bản thân công việc.
Phát triển nhân sự là sự thăng tiến, đề bạt ngời dới quyền vào các nhiệm vụ
công tác cao hơn hoặc là giao cho nhân viên làm những công việc quan trọng hơn,
đòi hỏi chuyên môn cao hơn.
Từ các khái niệm trên, ta có thể thấy rằng: đào tạo, phát triển đều đề cập đến
một quá trình tơng tự: quá trình cho phép con ngời tiếp thu các kiến thức, học các
kỹ năng mới và thay đổi các quan điểm hay hành vi và nâng cao khả năng thực
hiện công việc của cá nhân. Điều đó cũng có nghĩa là đào tạo, phát triển đợc áp
dụng để làm thay đổi việc nhân viên biết gì? làm nh thế nào? và quan điểm của họ
đối với công việc hoặc mối quan hệ với các đồng nghiệp và các "sếp" ra sao?
10
Chuyên đề tốt nghiệp
Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho công nhân viên theo kịp
với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển, mặc dù vậy trong thực tế vẫn có
nhiều quan điểm khác nhau về khái niệm đào tạo, phát triển.
Theo em, nếu đào tạo có định hớng, chú trọng vào công việc hiện thời của cá
nhân sẽ giúp các cá nhân có ngay các kỹ năng cần thiết để thực hiện tốt công việc
hiện tại. Còn phát triển nhân viên nhằm chú trọng lên các công việc tơng lai trong
tổ chức hay cơ quan, đơn vị. Khi một ngời đợc thăng tiến lên những chức vụ mới,
họ cần có những kiến thức, kỹ năng mới theo yêu cầu của công việc. Công tác phát
triển nhân viên sẽ giúp các cá nhân chuẩn bị sẵn các kiến thức, kỹ năng cần thiết
đó.
1.2. Vai trò của đào tạo và phát triển nhân sự
Đối với một quốc gia, giáo dục, đào tạo và phát triển năng lực của ngời lao
động có ảnh hởng to lớn đến sự phát triển kinh tế, xã hội của một quốc gia và khả
năng cạnh tranh quốc tế của các quốc gia đó.
Nhu cầu đào tạo nhân viên trong các tổ chức tăng nhanh cùng với sự phát
triển của hợp tác và cạnh tranh quốc tế, công nghệ tiên tiến và áp lực về kinh tế xã
hội. Đào tạo đợc xem nh là một yếu tố cơ bản nhằm đáp ứng các mục tiêu chiến l-
ợc của tổ chức. Giờ đây chất lợng nhân viên đã trở thành một trong những lợi thế
cạnh tranh quan trọng nhất của các cơ quan, đơn vị.
Ngoài ra, đào tạo và phát triển nhân lực trong cơ quan, đơn vị còn có vai trò
sau:
- Giải quyết các vấn đề tổ chức: Đào tạo và phát triển có thể giúp các nhà
quản trị giải quyết các vấn đề về mâu thuẫn, xung đột giữa các cá nhân và giữa
công đoàn với các nhà quản trị, đề ra các chính sách quản lý nguồn nhân lực của
công ty có hiệu quả hơn.
- Phát triển nhân sự không chỉ nhằm có đợc nguồn nhân lực đủ về số lợng,
bảo đảm về chất lợng mà còn là một hình thức đãi ngộ nhân sự thông qua việc
làm. Nó góp phần giúp cho ngời lao động ổn định và cải thiện đợc đời sống của
bản thân và gia đình họ.
11
Chuyên đề tốt nghiệp
- Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, chuyên môn kế cận: Đào tạo và phát triển
giúp cho nhân viên có đợc những kỹ năng cần thiết cho các cơ hội thăng tiến và
thay thế cho các cán bộ quản lý, chuyên môn khi cần thiết.
- Thoả mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên: Đợc trang bị những kỹ năng
chuyên mô cần thiết sẽ kích thích nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đạt đợc
nhiều thành tích tốt hơn, muốn đợc trao những nhiệm vụ có tính thách thức cao
hơn, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn, đồng thời thoả mãn đợc nhu cầu cá nhân của
nhân viên, hay nhu cầu công danh của nhân viên. Từ đó, khích lệ sức khuấy động
để cho nhân viên phát huy đợc đầy đủ tiềm lực nội tại của mình.
Ông Mitshuto Shimio cho rằng: "Con ngời gánh vác trọng trách càng sớm thì
sự tiến bộ càng lớn".
- Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt khi nhân viên
thực hiện công việc không đợc đáp ứng các tiêu chuẩn mẫu hoặc khi nhân viên
nhận công việc mới.
2. Nội dung và phơng pháp đào tạo và phát triển nhân sự
2.1. Nội dung đào tạo và phát triển nhân sự
Đào tạo và phát triển nhân sự bao gồm: Xác định rõ nhu cầu đào tạo và phát
triển, ấn định các mục tiêu cụ thể, lựa chọn các phơng pháp thích hợp, thực hiện
các chơng trình đào tạo và phát triển, đánh giá chơng trình đào tạo và phát triển.
Tiến trình đào tạo và phát triển nhân sự là tiến trình liên tục không bao giờ
dứt. Nhà quản trị phải thờng xuyên kiểm tra đánh giá chơng trình xem đã đáp ứng
với các nhu cầu và mục tiêu đề ra cha? Hơn nữa, cần phải đánh giá hiệu quả kinh
tế của những chơng trình đó. Tóm lại, các yếu tố bên trong và bên ngoài liên tục
ảnh hởng đến yêu cầu đào tạo, do đó bất kỳ chơng trình đào tạo nào cũng cần phải
năng động và tiếp diễn không ngừng.
2.2. Phơng pháp đào tạo và phát triển nhân sự
+ Phơng pháp dạy kèm: Đây là phơng pháp đào tạo tại chỗ để phát triển cấp
quản trị trên cơ sở một kèm một. Một số công ty lập ra các chức vụ phụ tá hay trợ
lý cũng nhằm mục đích này. Cá nhân đợc chức vụ này, ngời ta phải theo sát cấp
12
Chuyên đề tốt nghiệp
trên của mình. Để đạt đợc kết quả các cấp quản trị dạy kèm này phải có kiến thức
toàn diện về công việc liên hệ tới các mục tiêu của cơ quan.
+ Phơng pháp hội nghị: là phơng pháp huấn luyện đợc sử dụng rộng rãi.
Trong đó, các thành viên có chung một mục đích thảo luận và cố gắng giải quyết
vấn đề. Thông thờng ngời điều khiển là một cấp quản trị nào đó, có nhiệm vụ giữ
cho cuộc thảo luận diễn ra trôi chảy và tránh để mọi ngời ra ngoài đề. Khi thảo
luận thì cấp trên phải lắn nghe và cho phép các thành viên phát biểu giải quyết các
vấn đề.
+ Phơng pháp đào tạo tại bàn giấy
Phơng pháp đào tạo tại bàn giấy hay đào tạo xử lý công văn giấy tờ cũng nh
là một phơng pháp quan trọng đối với nhâ viên văn phòng, là phơng pháp mô
phỏng trong đó thành viên tránh cấp trên giao cho một số giấy tờ kinh doanh nh:
Các bản thông t nội bộ hoặc các bản ghi nhớ, các bản trình báo cáo, các tin tức do
các cuộc điện đàm điện thoại gửi lại. Các hồ sơ này không đợc sắp xếp theo một
thứ tự đặc biệt nào mà cần sắp xếp phân loại từ loại cần xử lý khẩn cấp tới loại xử
lý bình thờng. Các thành viên trong văn phòng đợc yêu cầu xem các thông tin nêu
trên và sắp xếp theo thứ tự u tiên. Đây là một phơng pháp hữu hiệu giúp cho nhà
quản trị giải quyết vấn đề có tính thủ tục một cách nhanh gọn, đồng thời giúp cho
nhà quản trị cũng nh nhân viên trong văn phòng làm việc một cách khoa học.
+ Phơng pháp luân phiên công tác
Phơng pháp luân phiên công tác hay công việc là phơng pháp chuyển cán bộ,
nhân viên hoặc cấp quản trị từ công tác này sang công tác khác nhằm mục đích
cung cấp cho họ những kinh nghiệm rộng hơn, không những thế phải cho nhân
viên trong văn phòng thờng xuyên tiếp xúc với những kỹ thuật hiện đại mới nh
mạng Internet, mạng LAN. Ngoài mục đích nêu trên, phơng pháp luân phiên còn
tạo hứng thú cho cán bộ nhân viên thay đổi công việc vì quá nhàm chán làm một
công việc suốt đời nào đó. Ngoài ra, nó còn giúp cho cán bộ, nhân viên trở thành
ngời đa năng, đa dạng để đối phó với mọi tình huống xảy ra sau này.
13
Chuyên đề tốt nghiệp
Qua đây ta thấy đợc mối quan hệ khăng khít giữa đào tạo và phát triển nhân
sự với quản trị nhân sự. Và là tiền đề quan trọng để thực hiện tốt những công tác
đợc giao.
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét