Quản lý hàng hóa tại Công ty DIGWORLD

[5]
hơn 80 Công ty, tập đoàn lớn trong và ngoài nước đã và đang được Digiworld phục
vụ như: Prudential, TCT Bia Việt Nam (Tiger Beer, Heineken Beer), Uni-President,
Tập đoàn Bảo hiểm Bảo Minh CMG, BAT, Samsung Mobile, Netsoft , Đại Học Luật
TP. HCM…
I.1.3 Digiworld – Nhà phân phối ủy quyền chính hãng
Hiện Digiworld là nhà phân phối ủy quyền chính hãng của các tập đoàn toàn
cầu: Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus. Thông qua hệ thống phân
phối hơn 800 đại lý trên cả nước sẽ giúp người tiêu dùng dễ dàng tiếp cận những sản
phẩm và dịch vụ chất lượng cao một cách hiệu quả nhất. Digiworld đồng thời là đại
lý chính thức cung cấp sản phẩm, dịch vụ ủy quyền chính hãng của IBM lenovo,
Microsoft, Samsung, Sony Vaio, Ben Q, Elead …
I.1.4 Digiworld – Trung tâm bảo hành – DigiCare
Cung cấp dịch vụ bảo hành tiêu chuẩn dưới sự trợ giúp, đào tạo, giám sát của
nhà sản xuất. Tỷ lệ tăng trưởng cao hằng năm trên 40% trong suốt 10 năm qua khẳng
định uy tín, sự phát triên bền vững, và nền tài chính lành mạnh của Digiworld
Về nhân sự: Hơn 300 nhân viên với các bằng cấp Tiến sỹ, thạc sỹ, kỹ sư, cử nhân và
các chứng chỉ đào tạo của các hãng như Microsoft, Cisco, Lexmark, IBM, HP, Acer
hoạt động tại 3 văn phòng ở Tp HCM, Hà Nội và Đà Nẵng
Địa chỉ liên hệ:
211-213 Võ Văn Tần, Q.3, TP.HCM ĐT: 08. 929 0059 Fax:08. 929 0060
105 Thái Hà, Q. Đống Đa, Hà Nội ĐT: 04. 5376 888 Fax: 04. 5376 889
11A Nguyễn Văn Linh, Đà Nẵng ĐT: 0511. 584488 Fax: 0511. 584499

[6]
I.2. Lý do chọn đề tài
Hiện nay, ngành quản lý kinh doanh nói chung và Công ty Digiworld Corp.,
nói riêng, vấn đề áp dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đang được đặt lên
hàng đầu nhằm hoàn chỉnh hoá hệ thống giao dịch và quản lý hàng của công ty, tăng
khả năng hoạt động, giảm bớt số lượng nhân viên quản lý, đảm bảo độ chính xác và
khả năng bảo mật, an toàn dữ liệu cao. Vì những lý do đó cho nên việc thay thế và
nâng cấp hệ thống quản lý kinh doanh mới đang là vấn đề cấp bách.
Công ty Digiworld Corp., hiện nay đang sử dụng hệ thống quản lý kinh doanh
do tổng công ty đưa ra cho các chi nhánh. Hệ thống này chạy trên nền hệ hệ quản trị
CSDL Access và Foxpro.
Hệ thống trên nhìn chung có nhiều ưu điểm về tính đồng nhất, chạy nhanh,
kích thước dữ liệu nhỏ và không đòi hỏi cấu hình của máy tính cao, cái mà những
năm trước đây còn là vấn đề khó khăn cho ngành kinh tế. Nhưng hiện nay việc đầu tư
cơ sở vật chất cho hệ thống thông tin quản lý kinh doanh không còn là vấn đề khó
khăn hàng đầu nữa, mà vấn đề đặt ra là tính chính xác, nhanh, lưu trữ lớn, an toàn và
độ bảo mật cũng như khả năng quản lý toàn diện để tăng tính cạnh tranh và giảm bớt
nhân sự đang là vấn đề mới cho mọi ngành quản lý.
Quản lý nhập xuất hàng là hoạt động chính của công ty. Hệ thống quản lý
hàng hoá và công nợ được tích hợp chung trong hệ thống thông tin quản lý kinh
doanh của công ty.
Tuy có những tính năng và ưu điểm như đã trình bày ở trên nhưng nó cũng
còn nhiều hạn chế như chạy chậm khi khối lượng dữ liệu lớn, khả năng quản lý khối
lượng dữ liệu còn hạn chế, khả năng bảo mật chưa cao, giao diện chưa thân thiện với
người sử dụng.
I.3. Hiện trạng quản lý kinh doanh ở công ty
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu thực tế quy trình quản lý kinh doanh ở
Công ty, em nắm được một số hiện trạng của Công ty như sau:

[7]
Công ty CP Thế Giới Số - Digiworld Corporation hiện là Nhà phân phối chính
thức của các hãng Acer, HP, Fujitsu, Toshiba, DELL, Lexmark, InFocus với hệ thống
kênh phân phối hơn 800 đại lý trên cả nước
I.3.1. Sơ đồ hoạt động kinh doanh của Digiworld

Chức năng của từng thành phần trong sơ đồ.
- Tổng công ty: tổng công ty nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm tin học và
cung cấp hàng cho các chi nhánh của công ty.
- Các chi nhánh của công ty chịu trách nhiệm phân phối các sản phẩm tới
các cửa hàng (Shop) và các đại lý.
I.3.2. Sơ đồ tổ chức của chi nhánh Công ty

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty là :

TỔNG CÔNG TY
CÁC CHI NHÁNH
CÁC SHOP
CÁC ĐẠI LÝ
CC hàng
PP hàngPP hàng
BAN GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN
KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
TOÁN
BỘ PHẬN
KHO
[8]
- Ban Giám đốc chi nhánh : Điều hành hoạt động Công ty.
- Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách.
- Bộ phận kinh doanh: Tìm hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh
doanh, giới thiệu sản phẩm, bán hàng
- Bộ phận kho: Lưu trữ hàng hoá và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số
lượng hàng hoá trong kho.
I.4. Các quy trình quản lý
I.4.1. Quy trình quản lý nhập hàng
- Bộ phận kinh doanh căn cứ vào nhu cầu mua hàng của khách hàng, số
lượng hàng hoá tồn tối thiểu, số lượng hàng hoá tồn tối đa trong kho và
danh sách các mặt hàng hiện có của tổng công ty để lập đơn đặt hàng.
Trong đơn đặt hàng có đầy đủ thông tin về chi nhánh công ty, danh sách và
số lượng các mặt hàng cần nhập về.
- Bộ phận kinh doanh sẽ trình đơn đặt hàng lên ban giám đốc ký duyệt.
- Nếu đơn đặt hàng đã được ban giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh
sẽ gửi đơn đặt hàng tới tổng công ty.
- Nếu được tổng công ty chấp thuận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh
sẽ lập phiếu nhập hàng và nhận hàng đưa về kho.
- Mỗi lần nhập hàng đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy
đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, đơn giá,
ngày hẹn trả tiền theo mẫu đã được in sẵn.
- Bộ phận kinh doanh sẽ chuyển phiếu nhập hàng và phiếu thanh toán tới bộ
phận kế toán để thanh toán tiền hàng cho tổng công ty.
- Mỗi lần nhập hàng về, kinh doanh phải tiến hành cập nhật lại danh mục
hàng hoá như: thêm mặt hàng (nếu đó là mặt hàng mới), cập nhật lại số
lượng, tính lại đơn giá (bằng phương pháp tính đơn giá bình quân gia
quyền).

haptkSSltondk
TgnhaptkTgtondk
dgbqck
ln+
+
=
[9]
Trong đó:
Dgbqck: đơn giá bình quân cuối kỳ.
Tgtondk: tổng giá tồn đầu kỳ.
Tgnhaptk: tổng giá nhập trong kỳ.
Sltondk: số lượng tồn đầu kỳ.
Slnhaptk: số lượng nhập trong kỳ.
I.4.2. Quy trình quản lý xuất hàng
- Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng thì làm một đơn đặt hàng theo mẫu
in sẵn bao gồm: Thông tin khách hàng, danh sách mặt hàng đặt mua, số
lượng, đơn giá từng loại và ngày nhận hàng.
- Khi mua hàng, khách hàng có thể trả tiền trước hay hẹn trả sau khi nhận
hàng một số ngày quy định.
- Đơn đặt hàng được đưa đến bộ phận kinh doanh để xem xét. Nếu khách
hàng còn nợ trễ hạn quá một số tiền quy định thì bộ phận kinh doanh từ
chối bán hàng. Nếu hàng tồn kho đủ thì cung cấp cho khách hàng theo đơn
đặt hàng.
- Hàng ngày bộ phận kinh doanh xem xét các đơn đặt hàng đồng thời so
sánh tồn kho, để làm giấy báo cho khách hàng nhận hàng, giấy báo nợ cho
khách hàng và đặt hàng cho nhà cung cấp khi lượng hàng tồn vượt dưới
mức tồn tối thiểu.
- Mỗi lần xuất hàng đều phải làm một phiếu xuất bao gồm : Thông tin khách
hàng, danh sách mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, đơn giá, ngày hẹn trả
tiền.
I.4.3. Thống kê
- Định kỳ hàng tháng phải báo cáo xuất, nhập tồn hàng hoá trong tháng theo
mẫu đã định.

[10]
- Tại bất kỳ thời điểm nào, nếu được yêu cầu của người có thẩm quyền thì
phải báo cáo tình hình hàng hoá của từng loại, từng kho, tình hình công nợ.
I.5. Một số mẫu đơn từ được sử dụng trong quá trình hoạt động kinh doanh
I.5.1. Mẫu phiếu đặt hàng
Mẫu phiếu đặt hàng này dùng chung cho cả công ty đặt mua hàng và khách
đặt hàng.

I.5.2. Mẫu phiếu nhập kho

CÔNG TY CP THẾ GIỚI SỐ
CHI NHÁNH HÀ NỘI
Sô:……………………
PHIẾU ĐẶT HÀNG
(Không có giá trị thanh toán)
Họ và tên khách hàng: ………………………………………………Tel: ………………
Địa chỉ: …………… Đường: ………………… Phường: …………Quận: ……………
MS thuế: …………. Giao hàng: ……………giờ, ngày …… tháng………năm………
Người nhận đặt hàng: …………………………………Đặt hàng TEL:…….
STTMẶT HÀNGSỐ LƯỢNGĐƠN GIÁTHÀNH TIỀNN112233445566778899101 TỔNG CỘNGN LƯU Ý:
* Phương thức thanh toán: Tiền mặt: Trả chậm: ………………………ngày.
Trả tiền phiếu trước mới nhận giao hàng phiếu sau.
Phải kiểm tra số lượng, chất lượng hàng khi nhận. Chỉ nhận đổi lại hàng móp, rách
bao bì, xì nước … Trong vòng 03 ngày.
* Công nợ cũ của khách hàng số HDD: …………… ngày mua hàng ………Trị giá………
………………………………………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………
Ngày ………… tháng …… năm ……
GĐ DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG GIÁM SÁT TT NHÂN VIÊN TT
KD – TT Kiểm tra Đặt hàng
[11]

I.5.3. Mẫu phiếu xuất kho

Đơn vị : …………………
Địa chỉ : …………………
PHIẾU NHẬP KHO
Số …………
Ngày … tháng …. Năm …….
Mẫu số : 01 – VT
Ban hành theo QĐ số : 1141 – TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995
- Họ và tên người giao hàng: ……………………………………………………………
- Theo …………………… số……………… ngày ……… tháng…………năm……….
Của ………………………………………………………………………………………………….
Nhập tại kho : ……………………………………………………………………………
STTTÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ)Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiềnnTheo chứng từThực
nhậppABCD1234AAAAAAAAA CỘNGxxxxx ngày …… tháng ……
năm ….
THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ NGƯỜI NHẬN NGƯỜI GIAO NGƯỜI LẬP PHIẾU
[12]
I.5.4. Mẫu phiếu đề nghị thanh toán

Đơn vị : …………………
Địa chỉ : … ……………
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày … tháng …. Năm …….
Số : …………
Nợ:………………………
Có: … ……………………
Họ và tên người nhận hàng: ……………………………………………………………
Địa chỉ (bộ phận): ………………………………………………………………………
Lý do xuất kho: …………………………………………………………………………
Xuất tại kho: ……………………………………………………………………………
STTTÊN, NHÃN HIỆU, QUY CÁCH, PHẨM CHẤT VẬT TƯ
(Sản phẩm hàng hoá)Mã sốĐơn vị tínhSỐ LƯỢNGĐơn giáThành tiềnnYêu cầuThực
xuấttABCD1234AAAAAAAAA CỘNG:Tổng số tiền (Viết bằng chữ): ………………………………………………………
Xuất, ngày …… tháng …… năm ……
Phụ trách bộ phận Phụ trách kế toán Người nhận Thủ kho
[13]
Mẫu phiếu này dùng chung cho cả công ty và khách mua hang.
II. PHÂN TÍCH VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN
II.1. Phân tích
Qua thực tế khảo sát, ta cần quản lý các đối tượng chính trong hệ thống quản lý
xuất nhập hàng như sau: Khách hàng (bao gồm cả nhà cung cấp và khách mua
hàng), Hàng hoá, Kho.
II.1.1. Quản lý khách hàng: Mọi khách hàng của Công ty (bao gồm cả nhà cung
cấp và khách mua hàng) đều được Công ty quản lý những thông tin chính sau:
(Họ khách hàng, Tên khách hàng, Tên giao dịch, Địa chỉ, Số điện thoại, Số
fax, Số tài khoản ngân hàng)
Trong đó địa chỉ khách hàng bao gồm: (Số nhà, Đường, Huyện, Tỉnh, Thành phố,
Quốc gia)

OFFICIAL RECEIPT
PHIẾU THU
Date: ……/ …… / ………
CREDIT
TÀI KHOẢN GHI CÓ …………………
RECEIVED FORM M/S
Nhận của …………………………………………… …………………………………
POST
Bộ phận công tác …………………………………………………………………………
BEING
Về khoản: …………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………….
AMOUNT (IN WORDS)
Số tiền ………………… ………………… đồng (bằng chữ) …………………………
CÔNG TY CP THẾ GIỚI SỐ
CHI NHÁNH HÀ NỘI
Tel: 04.5376888
No
Số …… Mẫu số 3 - TM
[14]
II.1.2. Quản lý hàng hoá: Mỗi mặt hàng được quản lý các thông tin sau:
(Tên mặt hàng, Nhóm hàng, Nơi sản xuất (hãng sản xuất, nước sản xuất), Đơn
vị tính, Số lượng tồn tối thiểu, Số lượng tồn tối đa)
II.1.3. Quản lý kho: Hàng hoá được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho được quản lý các
thông tin sau:
(Tên kho, Địa chỉ kho, Điện thoại kho, Số fax, Thủ kho)
II.2. Lập dự án
Qua quá trình khảo sát thực tế cũng như phân tích kỹ yêu cầu thiết yếu, em
đưa ra mô hình hệ thống quản lý xuất nhập hàng như sau:
- Cần thiết nhất là hệ thống phải quản lý được đầy đủ thông tin về khách hàng,
hàng hoá, kho, các hoá đơn chứng từ, cũng như khả năng tính toán, chọn lọc thống kê
và in ấn các thông tin.
- Phải đảm bảo độ chính xác, an toàn và tin cậy cao.
II.3. Dữ liệu vào, dữ liệu ra và các chức năng xử lý của hệ thống
Dữ liệu vào :
- Các thông tin về khách hàng như: họ và tên, tên giao dịch, số nhà, điện
thoại, fax, tài khoản ngân hàng, số tiền nợ có thể.
- Các thông tin về hàng hoá: tên mặt hàng, nhóm mặt hàng, nơi sản xuất
(hãng sản xuất, nước sản xuất), đơn vị tính, số lượng tồn tối thiểu, số
lượng tồn tối đa.
- Thông tin về kho hàng: tên kho, địa chỉ, điện thoại, fax, thủ kho.
Dữ liệu ra :
- Đưa ra danh sách chi tiết về khách hàng
- Danh sách chi tiết về các mặt hàng
- Danh sách chi tiết về các kho hàng
- In ra danh sách các đơn đặt hàng.
- In ra danh sách các phiếu xuất/ nhập hàng.
- In ra các phiếu thanh toán.

Xem chi tiết: Quản lý hàng hóa tại Công ty DIGWORLD