Mã vị trí đợc định bởi 8 kí tự: kí tự đầu là chỉ ngôn ngữ của sách, kí tự th 2 chỉ khổ sách to hay
nhỏ hay vừa, 2 kí tự tiếp theo chỉ năm nhập sách vào th viện, 4 kí tự cuối cùng chỉ số cá biệt của
sách đợc tăng tự động.
Ví dụ: VV040023 đây là sách tiếng việt, khổ loại vừa, nhập kho năm 2004 và sơ cá biệt
là 0023.
c. Tìm kiếm thông tin sách.
- Tìm kiếm theo tên sách.
- Tìm kiếm theo tên tác giả.
- Tìm kiếm theo nội dung sách.
d. Xử lý sách cũ
- Cập nhập thông tin về sách hỏng.
- Thanh lý sách cũ
- Lập danh sách sách bị mất.
2. Hoạt động quản lý độc giả.
a. Đăng kí bạn đọc mới
Khi các độc giả có nhu cầu làm thẻ mợn sách thì sẽ đợc nhận phiếu đăng kí(nh mẫu biểu2)
Xác định t cách của độc giả, thuộc nhóm đối tợng nào? ( ở đây có hai đối tợng là: sinh viên và
cán bộ công viên chức có bằng đại học. )
Kiểm tra xem độc giả có đủ những yêu cầu cần thiết để trở thành độc giả của th viện( nh thẻ
sinh viên, chứng minh th, bằng tốt nghiệp, giấy giới thiệu của cơ quan ).
Khi có đủ điều kiện do th viện đa ra thì yêu cầu độc giả điền vào mẫu đăng kí và lu thông tin
độc giả vào máy tính.
Mẫu biểu 2:
Th viện quốc gia VN
Hồ sơ thẻ độc giả
Số thẻ:
Phần khai chung Phần dành cho sinh viên
Họ và tên: Trờng:
Dân tộc: Lớp :
Giới tính: Khoa :
Ngày sinh: Năm thứ:
Nghề nghiệp: Phần dành cho cán bộ
Chỗ ổ hiện tại: Số chứng minh th:
Số điện thoại: Trình độ:
Địa chỉ Email: Nơi làm việc:
Ngày làm thẻ: Địa chỉ nơi làm việc:
Ngời làm thẻ kí tên
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
5
Sau khi sau khi độc giả điền đầy đủ thông tin vào mẫu, chụp ảnh và nộp tiền theo quy định thì
bộ phận bạn đọc sẽ cấp cho độc giả một thẻ từ (nh mẫu biểu 3). Tấm thẻ nh là bằng chứng đại
diện cho t cách đợc mợn tài liệu của th viện.
Mẫu biểu 3:
Mặt trớc của tấm thẻ Mặt sau của tấm thẻ
Th viện lu giữ các thông tin về độc giả nh: họ tên, năm sinh, trờng, lớp, hoặc cơ quan làm
việc
b. Gia hạn cho thành viên nếu thành viên có yêu cầu và đủ điều kiên ra hạn.
c. Huỷ bỏ thẻ thành viên nếu thành viên đó vi phạm nội quy và không gia
hạn thẻ khi thẻ hết hạn.
3. Hoạt động quản lý mợn trả.
Hoạt động mợn trả là mục tiêu chính của th viện
- Tra cứu tìm kiếm
Bạn đọc hay các nhân viên trong th viện đều có thể tìm kiếm thông tin về loại sách mình cần.
Nhân viên th viện có thể tìm kiếm về hồ sơ mợn trả của độc giả theo mã độc giả hay theo tên
kết quả sẽ đợc thông tin mợn trả của độc giả đó.
- Quá trình mợn sách
Đối với độc giả là sinh viên thì chỉ có thể mợn sách tại đọc tại chỗ. Còn đối với độc giả có
bằng đại học trở lên ( không phải là sinh viên ) thì có thể mang về nhà hay mợn đọc tại chỗ.
Khi độc giả vào phòng mợn sách thì độc giả phải quét mã từ ở trên thẻ vào máy quét kiểm
tra t cách bạn đọc dới sự giám sát của nhân viên mợn trả.
Khi độc giả có nhu cầu mợn sách độc giả có thể viết phiếu mợn ( nh mẫu biểu 4) nếu nhớ
tên sách và vị trí sách hay số cá biệt hoặc có thể voà kho mở chọn quấn sách mình cần, sau
khi có sách cần mợn trong tay độc giả phải quét mã thẻ vào máy và nhập mật khẩu máy sẽ
kiểm tra thông tin mợn trả của độc giả xem độc giả có quyền mợn sách tiếp hay không. Khi
độc giả còn quyền mợn sách lúc đó độc gải phải quét mã vạch của sách vào máy để máy nhập
vào hồ sơ mợn sách của độc giả mợn. Các thông tin mợn sách đợc hiển thị lên màn hình. Tất
cả công việc trên đề đợc giám sát bởi nhân viên mợn trả thông qua một máy tính khác hay
quan sát trực tiếp.
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
6
Th viện quốc gia VN
Thẻ bạn đọc
Họ tên:
Trờng/cơ quan:
Ngày tháng năm
Số thẻ: Phó giám đốc
Có giá trị đến: (chữ kí)
(tên nk)
ảnh
3 X 4
Mẫu biểu 4
Th viện quốc gia VN
Phiếu đăng ký mợn sách
Số thẻ:
Họ và tên:
Địa chỉ:
Hình thực mợn: Tại chỗ Về nhà
- Độc giả cũng có thể dành trớc quyền đợc mợn tài liệu
Khi độc giả biết đợc th viện có tài liệu mà mình cần độc giả có thể gọi điện, viết th điện tử
yêu cầu th viện giữ lại tài liệu đó cho mình đến sử dụng trong một khoảng thời gian nhất định.
Nếu mà sách đó không còn quấn nào trong kho thì độc giả có thể đăng kí trớc quyền mợn kế
tiếp khi tài liệu đó đợc trả và đợc thông báo ngày trả của quấn sách gần nhất hoặc khi tài liệu
đó đợc trả thì th viện có thể gọi điện hoặc viết th cho độc giả biết. Nếu trong thời gian nhất
định độc giả không đến thì th viện cho độc giả khác mợn khi có yêu cầu.
- Quá trình trả sách
Khi độc giả trả sách đến cửa trả sách và quét thẻ độc giả của mình vào máy sau đó quét
mã sách vào mày và đa sách cho nhân viên kiểm tra tình trạng sách và nhập vào máy lúc đó hệ
thống sẽ kiểm tra xem có trả quá hạn không, tình trạng sách có thay đổi hay không, nếu trả trễ
và tình trạng sách bị thay đổi sẽ phải nộp phạt theo từng mức.
- Gia hạn
Độc giả có thể gia hạn đợc thời gian mợn sách bằng hình thức gửi th hoặc gọi điện hay
đến trực tiếp khi sách hết hạn mợn. Nhng mỗi quyển sách mợn chỉ đợc gia hạn tối đa 2 lần.
- Bộ phận mợn trả có trách nhiệm tìm ra những độc giả có sách quá hạn mà cha trả và gửi
phiếu thông đòi sách trễ hạn (mẫu biểu 5) cho từng độc giả có sách trễ hạn mà cha thấy
gia hạn hoặc hết quyền gia hạn.
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
Mã vị trí Tên sách Tác giả Mã nhóm
7
Mẫu biểu 5
Th viện quốc gia VN
Giấy báo thu hồi sách quá hạn
Gửi anh/chị:
Địa chỉ:
Th viện xin thông báo, anh/ chị đã mợn một số quấn sách sau của th viện đã đến hạn trả
mà cha trả đề nghị anh/chị đến th viện để trả lại sách và số tiền phạt đg cho th viện.
4. Quá trình báo cáo thống kê:
Sau một thời gian nhất định thì th viện phải báo cáo thống kê một lần về các việc: thống
kê sách đợc mợn( mẫu biểu 6), thống kê sách đợc bị mất(mẫu biểu 7), sách trễ hạn và thống
kê độc giả mợn sách( mẫu biểu 8) .
Mẫu biểu 6
Th viện quốc gia VN
Thống kê sách mợn
Từ ngày: đến ngày:
STT Tên sách Tác giả Số lần mợn
Mẫu biểu 7
Th viện quốc gia VN
Thống kê sách bị mất
Từ ngày đến ngày
STT Mã số sách Tên sách Tác giả Số lợng quyển mất
Mẫu biểu 8
Th viện quốc gia VN
Thống kê tình hình độc giả mợn sách
Từ ngày đến ngày
STT Mã độc giả Tên độc giả Địa chỉ Số lợng quấn sách đã mợn
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
STT Mã số sách Tên sách Tác giả Ngày mợn Thời gian quá hạn
8
III. Các chức năng và yêu cầu chức năng của hệ thống
Hệ thống th viện gồm có các chức năng chính sau:
Quản lý sách
Quản lý độc giả
Quản lý việc mợn trả sách
Quản lý các th mục sách
Báo cáo thống kê.
1. Chức năng quản lý sách
- Nhập sách mới: việc nhập mới một sách đợc tiến hành chặt chẽ theo từng bớc sau:
Mỗi khi sáh mới về thì bộ phận thủ th tiếp nhận sách có nhiệm vụ xem đầu sách đó đã có hay
cha. Nếu có rồi thì gọi thẻ cũ để cập nhập thêm thông tin về sách ấy bằng cách tăng số lợng
sách nhập lên. Nếu cha có thì lập thẻ mới và gán cho nó một mã vạch mới.
Khi lập thẻ mới cần lu ý những chi tiết sau:
+ Ta phải xác định mã loại sách mới là gì: Trớc hết xem sách đó thuộc loại sách nào trong
danh mục loại sách. Nếu không thuộc loại sách nào thi yêu cầu bộ phận quản lý danh mục cập
nhập thêm loại sách đó. Sau đó ta lấy mã của loại sách phù hợp gán cho mãloạisách
+ Xác định mã nhóm sách trong các mã nhóm hiện có trong loại sách đã chọn. Và đợc xác
định nh mã loại sách.
+ Việc xác định mã tác giả, mã NXB, Mã ngôn ngữ, Mã vị trí cũng tơng tự nh xác định
mã nhóm ở trên.
+ Sau đó gán cho sách một mã vạch mới bằng cách quét mã vạch đó vào máy.
+ Tìm một vài từ liên quan đến nội dung quyển sách và nhập vào làm từ khoá
+ Cuối cùng cập nhập thêm các thông tin còn lại của quyển sách vào thẻ sách.
- Tìm kiếm thông tin sách: ngời dùng có thể tìm thông tin sách mình cần quan tâm
- Hiệu chỉnh: thủ th có thể hiệu chỉnh thông tin sách hoặc huỷ bỏ một vài đầu sách đã đăng
ký khi cần thiết.
2. Chức năng quản lý bạn đọc
Chức năng này do bộ phận bạn đọc phụ trách.
- Nhập độc giả mới hoặc huỷ bỏ độc giả:
Bộ phận bạn đọc có trách nhiệm làm thẻ độc giả cho những bạn đọc có nhu cầu và đủ điều
kiện làm thẻ. Tuỳ vào thông tin bạn đọc mà bộ phận bạn đọc sẽ phân bạn vào nhóm độc giả
nào và mỗi nhóm độc giả có một số quyền lợi khác nhau. Ví dụ nh : nếu độc giả là sinh viên
thì đợc phân vào nhóm sinh viên và chỉ có quyền mợn sách đọc tại chỗ mà không đợc mang
về nhà, nếu là cán bộ đã có bằng đại học trở lên thì đợc cho vào nhóm cán bộ có thể mợn sách
mang về nhà.
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
9
Bộ phận bạn đọc cũng có thể huỷ bỏ thẻ bạn đọc nếu thẻ hết thời gian sử dụng mà độc giả
không gia hạn.
- Tìm kiếm thông tin bạn đọc.
- Gia hạn thẻ và hiệu chỉnh thông tin độc giả.
Khi thẻ độc giả hết hạn sử dụng nếu muốn sử dụng tiếp thì có thể gia hạn thẻ và đóng lệ phí.
Nếu các thông tin của bạn đọc có gì sai sót thì bộ phận bạn đọc cũng có thể hiệu chỉnh lại cho
đúng.
3. Chức năng quản lý việc mợn trả sách
Chức năng này do bộ phận quản lý mợn trả thực hiện và có các nhiệm vụ sau:
- Phải cập thêm thẻ mợn sách trong hồ sơ mợn tră của độc giả khi độc giả mợn sách, phiếu
mợn sách lu dữ thông tin về các sách độc giả mợn, ngày mợn sách, hình thức mợn, ngày
trả sách.
- Khi độc giả có sách hết hạn mợn quấn sách nào đó mà có nhu cầu gia hạn thêm thời gian
mợn thì lúc đó bộ phận mợn trả phải tìm lại thẻ mợn đó của độc giả và cập nhập thêm số
lần gia hạn.
- Khi độc giả trả sách thì phải tìm lại thẻ mợn ứng với mã sách đó của độc giả và tiến hành
cập nhập thêm ngày trả
- Tra cứu trực tuyến: tra cứu danh mục sách bằng máy tính đợc đặt trong phòng mợn trả khi
bạn đọc muốn tìm kiếm sách theo yêu cầu của bạn đọc( nh tra cứu theo phân loại, nhóm
sách, tác giả, từ khoá, năm xuất bản, tên sách hay hay số cá biệt) lúc đó màn hình sẽ hiển
thị thông tin về các đầu sách mà bạn cần và có thể tra cứu tình trạng mợn sách của mình.
4. Chức năng báo cáo tổng hợp
Chức năng này có nhiệm vụ thống kê số lợng sách mợn đối với mỗi đầu sách, thống kê số
lợng độc giả mợn sách, thống kê danh mục sách co sẵn trong kho, thống kê sách mợn trễ
hạn và bị mất trong một thời gian nhất định.
5. Chức năng quản lý danh mục.
Chức năng phải cập nhập thêm phân loại sách, nhóm sách, tác giả, nhà xuất bản, ngôn
ngữ, vị trí sách khi mà có yêu cầu từ bộ phận thủ th.
5. Yêu cầu phi chức nặng.
Vì th viện cho phép độc giả có thể tra cứu trực tuyến trên mạng nên để đảm bảo an toàn cho
mạng thì khi xây dựng hệ thống cần phải lu ý đến khả năng bảo mật và phân quyền sử dụng
cho các nhóm đối tợng khi sử dụng hệ thống mạng trực tuyến của th viện. Ví dụ nh: độc giả
chỉ có khả năng tra cứu thông tin trong hệ thống ch không thể sửa đổi thông tin hay nói cách
khác là không thể xâm phạm vào cơ sở dữ liệu của hệ thống. Và chỉ có nhân viên mới có
quyền sử dụng những chức năng có thể làm thay đổi đợc cơ sở dữ liệu.
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
10
Phần 2 . Phân tích hệ thống
I. Sơ đồ chức năng BFD
Hệ thống quản lý th viện đợc phân rã thành các chức năng nh sau:
- Quản lý sách
+ Nhập mới
+ Tìm kiếm thông tin
+ Xử lý sách cũ
+ Hiệu chỉnh sách
- Quản lý độc giả
+ Cấp phất thẻ
+. Gia hạn thẻ
+. Huỷ bỏ thẻ thẻ
+ Hiệu chỉnh độc gỉa
+ Tìm kiếm độc giả
- Quản lý mợn trả
+ Xử lý mợn sách
+ Xử lý trả sách
+ Tìm kiếm thông tin mựơn trả
- Thống kê
+ Sách
+ Bạn đọc
+ Mợn trả
Sơ đồ chức năng quản lý th viện
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
11
Hệ thống quản lý thư viện
1. Quản lý sách
1
.
1
.
N
h
ậ
p
m
ớ
i
1
.
2
.
T
ì
m
k
i
ế
m
t
h
ô
n
g
t
i
n
m
ớ
i
1
.
3
.
X
ử
l
ý
s
á
c
h
c
ũ
1
.
4
.
H
i
ệ
u
c
h
ỉ
n
h
s
á
c
h
2. Quản lý độc giả
2
.
1
.
C
ấ
p
p
h
ấ
t
t
h
ẻ
2
.
2
.
G
i
a
h
ạ
n
t
h
ẻ
2
.
2
.
H
u
ỷ
b
ỏ
t
h
ẻ
t
h
ẻ
2
.
5
.
T
ì
m
k
i
ế
m
đ
ộ
c
g
i
ả
2
.
4
.
H
i
ệ
u
c
h
ỉ
n
h
đ
ộ
c
g
i
ả
4. Thống kê
4
.
2
.
B
ạ
n
đ
ọ
c
4
.
1
.
S
á
c
h
4
.
3
.
M
ư
ợ
n
t
r
ả
3. Quản lý mượn trả
3
.
2
.
X
ử
l
ý
t
r
ả
s
á
c
h
3
.
3
.
T
ì
m
k
i
ế
m
t
t
m
ự
o
n
3
.
1
.
X
ử
l
ý
m
ư
ợ
n
s
á
c
h
II. Sơ đồ dòng dữ liệu DFD
1. Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh
Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý th viện (mức đỉnh)
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
12
Sách Mượn trả Bạn đọc
Báo cáo
thống kê
Ban giám
đốc
Độc giả
Quản lý
mượn trả
Quản lý
Sách
Quản lý
bạn đọc
Bộ phận
mượn trả
Thủ thư
N
h
ậ
p
s
á
c
h
m
ớ
i
Thông tin sách
Số thẻ,
số cá
biệt
Kết
quả
Số thể
P
h
i
ế
u
đ
ă
n
g
k
í
Độc giả
S
ố
t
h
ẻ
Hồ sơ mượn
L
ư
u
s
á
c
h
m
ớ
i
Thông tin sách
Kết quả
Kiểm
tra
bạn
đọc
Số
thẻ
Tình
trạng
sách
Hồ
sơ
bạn
đọc
Số thể
Yêu
cầu
sách
mới
Báo
cáo
Yêu cầu
K
ế
t
q
u
ả
K
ế
t
q
u
ả
K
ế
t
q
u
ả
Yêu cầu
Yêu cầu
2. Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1.
Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý sách ( mức 1 )
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
13
Có số cá
biệt, số
lượng
Nhóm sáchPhân loại
Sách
Phân loại
sách
Xử lý sách
mới
Tìm kiếm
Thủ thư
Sách mới
Phân
nhóm sách
Yêu cầu loại
sách mới
Yêu cầu nhóm
sách mới
Hồ sơ
loại sách
mới
Bộ phận
danh mục
Hồ sơ
loại sách
mới
Hồ sơ
nhóm
sách mới
Nhóm sách
Hồ sơ nhóm
sách mới
Bạn đọc
Bộ phận
mượn trả
Hồ sơ
sách
mới
Tìm kiếm
đầu sách
Số cá
biệt
Yêu
cầu
Kết
quả
Kết
quả
Sách mới
Sách mới
Thông
tin
sách
Mã
loại
Thông tin sách
M
ã
l
o
ạ
i
Yêu cầu
K
ế
t
q
u
ả
Thủ thư
Hiệu
chỉnh
danh mục
Xử lý
sách cũ
Thông tin sách hỏng
Mựn trả
T
h
ô
n
g
t
i
n
s
á
c
h
m
ấ
t
công ty thu
mua phế liệu
Thanh
lý sách
cũ
Bộ phận
danh mục
Hiệu chỉnh
sách
Sách thanh
lý, sách mất
Hồ sơ hiệu chỉnh
sách thanh lý, mất
Hồ sơ
hiệu
chỉnh
Hồ sơ
hiệu
chỉnh
Chưa có số
cá biệt
Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý độc giả ( mức 1 )
Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ
14
Độc giả Mượn trả
Hiệu
chỉnh
Huỷ thẻ
Gia hạn
Xét gia hạn
thẻ
Tìm kiếm
thông tin
bạn đọc
Bộ phận
bạn đọc
Dữ liệu hiệu
chỉnh
Kết quả
Hồ sơ bạn đọc
Cập nhập
phiếu
Tiếp nhận
phiếu đăng kí
Phiếu
đăng ký
Phiếu đăng ký
Độc giả
Tiếp nhận
Yêu cầu gia hạn
Số thẻ
Số thẻ
S
ố
s
á
c
h
n
ợ
Số thẻ, có nợ
Số thẻ,
không nợ
Số
thẻ
Số
thẻ
Kiểm tra
phiếu
Thông tin
bạn đọc
Cấp
thẻ
Yêu
cầu
Kết
quả
Bộ phận
bạn đọc
Yêu cầu
Kết quả
Bộ phận
mượn trả
Yêu cầu
Kết quả
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét