Kế toán bán hàng

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nghiệp tồn tại và phát triển. Tuy nhiên đây mới chỉ là khía cạnh của một vấn đề,
trong nền kinh tế thị trường với cơ chế quản lý mới, Nhà nước không còn bù lỗ
cho các Doanh nghiệp, các Doanh nghiệp có quyền tự chủ trong kinh doanh,
quan hệ bình đẳng trước pháp luật, tự do cạnh tranh… thì các Doanh nghiệp
không thể không tính tới hiệu quả của sản xuất kinh doanh.
Ngoài ra trong quá trình bán hàng có phát sinh chi phí bảo hiểm, chi phí
quản lý Doanh nghiệp, những khoản làm giảm doanh thu bán hàng như: chiết
khấu bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại, thuế tiêu thụ… Như vậy,
bán hàng là cơ sở để tạo nên kết quả kinh doanh, nó có vai trò quan trọng không
chỉ đối với mỗi đơn vị kinh tế mà còn đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân.
Đối với bản thân các đơn vị kinh tế, đặc biệt là các Doanh nghiệp thương
mại có bán được hàng thì mới có các thu nhập để bù đắp các chi phí đã bỏ ra và
hình thành kết quả kinh doanh.
Xác định được lượng hàng bán ra là xác định các chỉ tiêu kinh tế. (Ví dụ:
xác định tốc độ luân chuyển vốn, tỷ suất lợi nhuận…) là cơ sở để xác định các
khoản nghĩa vụ đối với Nhà nước (thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt).
Đối với người tiêu dùng, công tác bán hàng đáp ứng nhu cầu thị hiếu
ngày càng một đa dạng và phong phú. Bên cạnh đó còn hướng dẫn nhu cầu
tiêu dùng của khách hàng. Thúc đẩy tiêu dùng, là cơ sở để thúc đẩy sản xuất
và tiêu thụ ở các đơn vị kinh tế khác, đặc biệt là các cơ sở kinh tế có quan hệ
với Doanh nghiệp.
Như hoạt động bán hàng của Doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm
ngưng trệ các hoạt động khác như hoạt động mua hàng, dự trữ và phát triển
Doanh nghiệp thương mại. Từ phân tích trên ta thấy rằng thực hiện tốt công tác
bán hàng có ý nghĩa rất quan trọng đối với bất cứ Doanh nghiệp nào. Do vậy
trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõi chặt chẽ
từng phương thức bán hàng, từng phương thức thanh toán, từng khách hàng,
từng loại hàng bán ra nhằm tăng tốc độ luân chuyển của đồng vốn Doanh
nghiệp.
5
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
5
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.1.Yêu cầu quản lý quá trình bán hàng
Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, các sản phẩm
ngày càng đa dạng và phong phú, các sản phẩm thay thế lẫn nhau cũng không
ngừng tăng theo. Doanh nghiệp muốn đứng vững trên thị trường cần có những
quyết định đúng đắn trong chiến lược kinh doanh của mình nhằm đem lại hiệu
quả cao nhất trong kinh doanh. Do vây, Doanh nghiệp phải quản lý các hoạt
động diễn ra trong quá trình bán hàng để có những thay đổi hợp lý về chính sách
bán hàng. Quản lý quá trình bán hàng cần phải:
- Quản lý sự vận động và số hiện có của từng loại sản phẩm, hàng hoá
theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị của chúng.
- Quản lý chất lượng, cải tiến mẫu mã và xây dựng thương hiệu sản phẩm
là mục tiêu cho sự phát triển bề vững của Doanh nghiệp.
- Tìm hiểu, khai thác và mở rộng thị trường, áp dụng các phương thức bán
hàng phù hợp và có các chính sách sau bán hàng “Hậu mãi” nhằm không ngừng
tăng doanh thu, giảm chi phí của các hoạt động.
- Quản lý chặt chẽ các chi phí bán hàng, chi phí quản lý Doanh nghiệp và
các chi phí hoạt động khác nhằm tối đa hoá lợi nhuận.
1.2. Vai trò, nhiệm vụ của kế toán bán hàng, kết quả bán hàng
Để đáp ứng được nhu cầu quản lý quá trình bán hàng và xác định kết quả
bán hàng kế toán phải thực hiện tốt các yêu cầu sau:
- Phản ánh ghi chép đầy đủ kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự
biến động vủa từng loại thành phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất
lượng, chủng loại có giá trị.
- Phản ánh ghi chép đầy đủ kịp thời và chính xác các khoản doanh thu,
các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong Doanh
nghiệp, đồng thời theo dõi và đôn đốc các khoản phải thu của khách hàng.
- Phản ánh và tình toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát
tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tình hình phân phối kết quả các
hoạt động.
6
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Cung cấp các thông tinh kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chình
và định kè phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng, xác
định và phân phối kết quả.
2. Lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và kết quả bán hàng
2.1. Phương thức kế toán bán hàng
a. Các phương thức bán hàng
Hàng hoá là những vật phẩm các Doanh nghiệp mua về để bán phục vụ
cho nhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.
Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần
lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán
hoặc chấp nhận thanh toán.
- Đứng trên góc độ luân chuyển: Bán hàng là giai đoạn cuối cùng của quá
trình sản xuất kinh doanh, đây là quá trình chuyển hoá hình thái vốn sản phẩm
hàng hoá sang hình thái vốn bằng tiền.
- Về mặt hành vi: quá trình bán hàng diễn ra sự thoả thuận trao đổi giữa
người mua và người bán, người xuất bán giao hàng cho người mua, người mua
chấp nhận trả tiền hoặc trả tiền.
- Về bản chất kinh tế: bán hàng là quá trình thay đổi quyền sở hữu hàng
hoá để chuyển sang người mua, người bán không còn sở hữu về số hàng hoá
đã bán.
Trong thực tế, liên quan đến quá trình bán hàng, không thể nói đến các
phương thức bán hàng, khách hàng và thể thức thanh toán
+ Phương thức bán hàng: Bán trực tiếp, bán ký gửi…
+ Khách hàng: có thể là cá nhân, tập thể, đại lí, cửa hàng, dịch vụ
+ Thể thức thanh toán: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, trả góp, trả chậm…
7
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
7
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Các tiêu thức phân loại khác nhau sẽ có các phương thức bán hàng khác
nhau. Phân loại theo phương thức chuyển hàng và thời gian nghi nhận doanh thu
bao gồm các phương thức bán hàng sau:
* Bán hàng theo phương thức gửi hàng:
Theo phương thức này doanh nghiệp định kỳ gửi hàng cho người mua
theo hoa hồng. Khi xuất hàng vẫn thuộc quyền quản lý của Doanh nghiệp và chỉ
khi nào người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán thì lúc đó hàng mới được
chuyển quyền sở hữu cho người mua và xác định doanh thu.
Trường hợp này khi xuất kho sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội
bộ.
* Bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp:
Theo phương thức này khách hàng uỷ quyền cho nhân viên nghiệp vụ
giao hàng hoặc trả tiền sau. Phương thức bán hàng này bao gồm:
- Bán hàng thu tiền trực tiếp:
Theo phương thức này, Doanh nghiệp giao hàng người mua, người mua
nhận hàng và trả tiền ngay. Khi người mua nhận được hàng hoặc dịch vụ đã
được thực hiện thì Doanh nghiệp cũng nhận được tiền hàng. Doanh thu bán hàng
và tiền bán hàng được nghi nhận cuối kỳ.
- Bán hàng giao thẳng, không qua kho:
Theo phương thức bán hàng này, Doanh nghiệp mau hàng của người cung
cấp bán thẳng cho khách hàng không qua kho của Doanh nghiệp. Như vậy
nghiệp vụ mua bán diễn ra đồng thời. Theo cách này sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
+ Mua hàng giao bán thẳng cho người mua.
Bán hàng giao tay ba: bên cung cấp, Doanh nghiệp và người mua cùng
giao nhận hàng. Trường hợp này khi bên mua nhận hàng và xác nhận vào hoá
đơn bán hàng thì hàng đó được xác định là tiêu thụ. Phương thức này được áp
dụng chủ yếu ở Doanh nghiệp thương mại.
8
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
8
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bán hàng qua đại lý: Phương thức này giống như trường hợp gửi bán
nhưng hàng bán được hạch toán vào doanh thu. Khi đại lý trả tiền hoặc chấp
nhận thanh toán.
+ Bán hàng trả góp: Theo phương thức này khi giao hàng cho người
mua thì số hàng đó được coi là tiêu thụ và Doanh nghiệp mất quyền sở hữu về
số hàng đó. Người mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền
còn lại người mua chấp nhận trả tiền dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu 1 tỉ lệ
lãi nhất định. Thông thường thì số tiền trả ở các kỳ sau phải bằng nhau bao gồm
1 phần tiền gốc và 1 phần lãi trả chậm.
9
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
9
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
+ Phương thức hàng trao đổi hàng:
Theo phương thức này, Doanh nghiệp giao hàng cho khách hàng và đổi lại
khách hàng giao cho Doanh nghiệp vật tư hàng hoá khác, với giá trị tương
đương. Phương thức này có thể chia làm 3 trường hợp: - xuất kho lấy hàng ngay
- Xuất hàng trước khi lấy vật tư, sản phẩm, hàng hoá về sau
- Nhận hàng trước, xuất hàng trả sau
+ Các trường hợp được coi là tiêu thụ khác:
Trên thực tế, ngoài các phương pháp bán hàng như trên, hàng hoá của
Doanh nghiệp còn có thể tiêu thụ dưới nhiều hình thức khác. Đó là khi Doanh
nghiệp xuất hàng hoá để bán, tặng, trả lương cho cán bộ công nhân viên của
Doanh nghiệp. Trong trường hợp này người ta viết hoá đơn bán hàng, giao cho
người mua và được ghi nhận doanh thu ngay từ khi xuất hàng vì khi đó hàng đã
chuyển quyền sở hữu.
b. Các phương thức thanh toán tiền hàng:
Với sự phát triển của nền kinh tế các phương thức thanh toán rất đa dạng
không chỉ thanh toán bằng tiền mặt mà còn có nhiều phương thức thanh toán
khác. Áp dụng phương thức thanh toán nào là do bên mua và bên bán tự thoả
thuận lựa chọn sao cho phù hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị mình. Hiện
nay, các Doanh nghiệp thường áp dụng phổ biến ba hình thức là: Thanh toán
bằng tiền mặt, thanh toán không dùng tiền mặt, thanh toán nghiệp vụ ứng trước
tiền hàng.
* Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp giữa người
mua và người bán bằng tiền mặt.
* Thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng): Hiện nay
đang được sử dụng phổ biến, thanh toán qua ngân hàng thường được áp dụng
cho các Doanh nghiệp thực hiện việc mua bán ở xa nhau và hàng hoá thường có
số lượng và giá trị lớn. Một số hình thức thanh toán đang được áp dụng như:
Séc, Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu, Thư tín dụng, Ngân phiếu thanh toán.
* Thanh toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng.
10
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
10
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thanh toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng ngược với 2 phương thức
trước, đơn vị bán sẽ nhận tiền trước khi giao hàng hoá cho đơn vị mua. Tuy
nhiên số tiền hàng ứng trước chỉ chiếm bằng 1/2 đến 1/3 trị giá hàng xuất bán.
Số tiền còn lại sẽ được thanh toán sau khi giao đủ hàng cho người mua.
c. Công tác kế toán bán hàng
Về phương pháp DN có thể áp dụng một trong hai phương pháp sau:
* Kế toán bán hàng theo phương pháp KKTX
Đặc điểm của phương pháp KKTX: Phương pháp KKTX hàng tồn kho là
phương pháp ghi chép phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình
nhập, xuất, tồn kho các loại hàng hoá trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp
trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Cuối kỳ trên sổ kế toán có thể phản ánh được
tồn kho thực tế của từng mặt hàng.
Hàng hoá tồn
kho cuối kỳ
=
Hàng hoá tồn
kho đầu kỳ
+
Hàng hoá nhập
kho trong kỳ
-
Hàng hoá xuất
bán trong kỳ
* Kế toán bán hàng theo phương pháp KKĐK:
Đặc điểm phương pháp KKĐK: Theo phương pháp này DN không theo
dõi phản ánh thường xuyên, liên tục tình hình nhập, xuất hàng hoá trên các tài
khoản theo hình thức nhập, xuất. Cuối kỳ DN tiến hành kiểm kê và xác nhận
tình hình tồn kho của từng loại vật tư hàng hoá trên cơ sở đó tính ra trị giá hàng
hoá xuất ra bán trong kỳ
Hàng hoá xuất
kho trong kỳ
=
Hàng hoá tồn
kho đầu kỳ
+
Hàng hoá nhập
kho trong kỳ
-
Hàng hoá tồn kho
cuối kỳ
2.2. Kế toán doanh thu bán hàng
a. Khái niệm
Đối với từng phương thức bán hàng khác nhau thì nghiệp vụ giao hàng và
thu tiền có những khoảng cách khác nhau về không gian và thời gian. Do vậy,
11
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
11
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trong bán hàng xuất hiện 2 khái niệm cần phân biệt: Doanh thu bán hàng và tiền
thu bán hàng.
* Doanh thu bán hàng: là khoản thu do hoạt động kinh doanh chính
mang lại như bán hàng hoá, vật tư, cung cấp lao động, dịch vụ. Doanh thu bán
hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ.
* Tiền thu bán hàng: là số tiền thực thu về bán hàng hoá của Doanh
nghiệp bao gồm tiền mặt nhập quỹ, tiền gửi ngân hàng.
b. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi thoả mãn các điều kiện ghi nhận doanh
thu bán hàng, doanh thu cung cấp dịch vụ, doanh thu tiền lãi, tiền bản quyền, cổ
tức và lợi tức được chia theo quy định tại chuẩn mực “Doanh thu và thu nhập
khác”, nếu không thoả mãn các điều kịên sau thì không hạch toán vào doanh
thu:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn với quyền
sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở
hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soạt hàng hoá.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch
bán hàng
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Như vậy, về nguyên tắc chỉ khi nào hàng hoá chuyển quyền sở hữu từ đơn
vị bán hàng sang đơn vị mua mới được gọi là bán và lúc đó mới phản ánh doanh
thu. Do đó, tại thời điểm xác định là bán hàng và ghi nhận doanh thu có thể
không đồng nhất với nhau:
+ Trường hợp thu tiền ngay lúc giao hàng: doanh thu bán hàng chính là
tiền thu bán hàng
+ Trường hợp thanh toán sau: người mua chưa trả tiền ngay được coi là có
doanh thu bán hàng nhưng chưa có tiền thu bán hàng.
12
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
12
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
c. Kế toán doanh thu bán hàng
* Chứng từ sử dụng: Các chứng từ để phản ánh doanh thu bán hàng là
hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, hoá đơn kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn bán
hàng giao thẳng, báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, giấy nộp
tiền của nhân viên bán hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày, bảng
thanh toán hàng đại lý, chứng từ thuế, giấy báo có của ngân hàng, các chứng từ
khác liên quan.
Đối với các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán căn cứ vào các chứng từ có
liên quan đến việc chấp nhận giảm giá hay chấp nhận cho người mua trả lại số
hàng kém phẩm chất.
* Các tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng TK511 ”Doanh thu bán hàng”, TK512 “Doanh thu bán
hàng nội bộ” và các TK liên quan khác như TK156, TK157, TK333, TK131…
- TK 511 “doanh thu bán hàng”
Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của Doanh
nghiệp trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh .
- TK512 “Doanh thu nội bộ”.
Tài khoản này phản ánh doanh thu về hàng hoá dịch vụ nộ bộ DN.
- Tài khoản 156 “hàng hoá”
Dùng để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động tăng giảm các
loại hàng hoá của Doanh nghiệp bao gồm hàng hoá tại kho hàng, quầy hàng.
- Tài Khoản 157 “hàng gửi bán”
Tài khoản này sử dụng để theo dõi trị giá hàng hoá xuất bán theo phương
thức chuyển hàng hay phương thức bán hàng đại lý ký gửi
- Tài khoản 333 “Thuế và các khoản phải nộp ngân sách”
Tài khoản này để phản ánh số phải nộp và tình hính thanh toán của doanh
nghiệp và các khoản thuế, các khoản phải nộp khác với Nhà nước.
- Tài khoản131”Phải thu khách hàng”
13
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
13
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Tài khoản này để phản ánh số phải thu,số đã thu và số còn phải thu hoặc
số tiền thừa mà khách hàng trả trước
*Trình tự kế toán
- Kế toán bán hàng theo phương thức đại lý ký gửi (Sơ đồ số 1)
- Kế toán bán hàng theo phương thức hàng trả góp( Sơ đồ số 2)
- Kế toán bán hàng theo phương thức bán lẻ hàng hoá (Sơ đồ số 3)
- Kế toán bán hàng theo phương thức chuyển hàng theo hợp đồng (Sơ đồ số
4)
- Kế toán bán hàng theo phương thức hàng đổi hàng(Sơ đồ số 5)
- Kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng (Sơ đồ số 6)
- Kế toán tổng hợp các khoản phải thu của khách hàng (Sơ đồ số 7)
Sơ đồ số 1:
KẾ TOÁN BÁN HÀNG THEO HÌNH THỨC ĐẠI LÝ - KÝ GỬI.
Tại đơn vị giao đại lý
TK3331

Thuế GTGT
Đầu ra
TK511 TK111,112
DT của hàng gửi đại lý


TK156 TK157 TK632 TK911 TK641
K/c DT đã trừ thuế Tiền hoa hồng cho đại lý
Tại đơn vị nhận đại lý
TK 003
Khi nhận hàng để bán Khi xuất hàng để bán
14
Nguyễn Thị Quỳnh Trang - Lớp: K3
14

Xem chi tiết: Kế toán bán hàng