Trong quan hệ với truyền thống kinh tế, văn hoá, xã hội, kiểm tra, kiểm soát
khác nhau do sự khác nhau về trình độ dân trí, trình độ quản lí, tính kỉ cơng và
truyền thống pháp luật.
c. Kiểm tra, kiểm soát phát triển cùng với quá trình phát triển của lịch sử
và hoạt động quản lí theo xu hớng từ đơn giản đến phức tạp, từ hoạt động riêng
rẽ đến phối hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và tiến tới hoạt động độc
lập:
Khi nhu cầu kiểm tra, cha nhiều và cha phức tạp, kiểm tra, đợc thực hiện
đồng thời với các chức năng quản lí khác trên cùng một con ngời, một bộ máy
thống nhất, khi nhu cầu này phát triển tới mức độ cao, kiểm tra cũng cần tách ra
một hoạt động độc lập và thực hiện bằng hệ thống bộ máy chuyên môn độc lập.
Kiểm tra, kiểm soát có đóng góp rất lớn đối với hoạt động của các đơn vị, thể
hiện ở:
- Phát hiện, sửa chữa sai lầm
- Hớng dẫn và điều khiển đơn vị đi đúng hành lang pháp lí
- Bảo vệ tài sản, tiền vốn
- Tạo niềm tin cho ngời quan tâm
- Theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trờng
- Tạo chất lợng tốt hơn cho hoạt động của đơn vị do tạo ra các chu kì đầu t
nhanh chóng hơn nhờ đảm bảo thực hiện chơng trình, kế hoạch có hiệu
quả cao.
5
1.1.2. Bản chất Hệ thống KSNB
a. Định nghĩa hệ thống KSNB
Nh trên đã biết, kiểm tra, kiểm soát là một chức năng của quản lí. Nhng
kiểm tra thờng mang tính thứ bậc hành chính (cấp trên với cấp dới) trong khi kiểm
soát có thể là của cấp trên với cấp dới, cũng có thể là kiểm soát trong nội bộ doanh
nghiệp và thờng đợc dùng với nghĩa KSNB nhiều hơn.
KSNB là việc tự bản thân doanh nghiệp thiết lập và tiến hành các thủ tục và
các bớc kiểm soát nhằm điều hành các hoạt động của mình. Hoạt động KSNB sẽ có
hiệu quả hơn nếu chúng hình thành hệ thống. Trong văn bản chỉ đạo về kiểm toán
quốc tế, hệ thống KSNB đợc định nghĩa là một hệ thống các chính sách, các biện
pháp kiểm soát và các thủ tục kiểm soát nhằm các mục đích sau:
1. Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán
2. Bảo đảm tính tin cậy của thông tin
3. Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
hoạt động của đơn vị.
4. Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và hiệu năng của quản lí
Các chính sách trong KSNB bao gồm tất cả các chính sách về quản lí nhân
sự, quản lí tiền lơng, vật t, tài sản, chính sách về tài chính, kế toán, các chính sách
về hoạt động của đơn vị
Các biện pháp kiểm soát là các biện pháp đợc tiến hành để xem xét và khẳng
định các biện pháp quản lí khác có đợc tiến hành hiệu quả và thích hợp hay không.
Các thủ tục kiểm soát: Đó là các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên
tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn. Chính việc tuân thủ các
nguyên tắc này tự nó đã tạo nên sự hiệu quả của kiểm soát.
Về các mục đích của hệ thống KSNB:
6
Bảo vệ tài sản và sổ sách: Tài sản của các công ty bao gồm cả tài sản hữu
hình (nh tiền mặt, vật t, TSCĐ), và các tài sản vô hình nh các tài liệu quan trọng, uy
tín của doanh nghiệp những tài sản này của công ty có thể bị trộm cắp, bị tham
ô nếu không có những biện pháp kiểm soát thích hợp. Việc bảo vệ tài sản và sổ
sách trở nên ngày càng quan trọng từ khi hệ thống máy tính đợc sử dụng, một số l-
ợng lớn thông tin trên các đĩa từ có thể bị lấy cắp hoặc bị phá hoại nếu chúng
không đợc cẩn trọng bảo vệ.
Bảo đảm tính tin cậy của thông tin: Ban quản trị cần phải có đợc thông tin
chính xác, kịp thời để đa ra quyết định điều hành. Hệ thống KSNB đợc xác lập
nhằm đảm bảo các thông tin cung cấp cho ban quản trị là đáng tin cậy.
Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến
hoạt động của đơn vị: Hệ thống KSNB nhằm đảm bảo hợp lí rằng các qui định đó
cùng những qui định khác bên ngoài liên quan đến hoạt động của các công ty đợc
tuân thủ.
Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lí: Các quá trình kiểm soát
trong tổ chức có tác dụng ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng
phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, ngăn cản cách sử dụng kém hiệu quả các nguồn
tiềm năng.
Dấu hiệu để nhận biết sự tồn tại của hệ thống KSNB.
- Sự tồn tại của các chính sách và thủ tục thể hiện trong qui chế KSNB.
- Sự vận hành của qui chế trên hoạt động của đơn vị.
- Tính liên tục của sự vận hành của qui chế đó trên thực tế.
7
b. Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB
Có nhiều cách phân loại khác nhau về những bộ phận của hệ thống KSNB,
chẳng hạn chia thành KSNB về kế toán và kiểm soát nội bộ về hành chính.Nhng
thông thờng hệ thống KSNB đợc cấu thành bởi các yếu tố sau:
Các yếu tố bên trong:
o Môi trờng kiểm soát:
Một tổ chức có đợc kiểm soát hiệu quả hay không phụ thuộc vào thái độ của
bộ phận quản lí. Bộ phận quản lí tạo ra môi trờng chung, nhờ đó xác lập thái độ của
toàn đơn vị đối với hệ thống kiểm soát. Môi trờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các
yếu tố có tính chất môi trờng tác động đến việc thiết kế, sự hoạt động và tính hữu
hiệu của các chính sách, thủ tục kiểm soát của đơn vị. Các nhân tố này liên quan
đến thái độ và hành động của ngời quản lí cấp cao đối với quá trình kiểm soát mà
các nhân tố chủ yếu là:
o Quan điểm, phong cách điều hành và t cách của các nhà quản lý cao
cấp:
Các nhà quản lý cao cấp là ngời quyết định và điều hành mọi hoạt động của
đơn vị, vì thế quan điểm, đờng lối quản trị, cũng nh t cách của họ là vấn đề trung
tâm trong môi trờng kiểm soát.
Phong cách quản lý của các nhà quản lý có thể chia ra làm hai loại:
+ Nhà quản lí quá táo bạo và mạnh dạn, những ngời này có thể sẵn sàng
mạo hiểm để đổi lấy lợi nhuận cao. Đối với những doanh nghiệp này, khả năng gặp
rủi ro lớn, các chính sách thờng không ổn định dẫn đến hoạt động của doanh
nghiệp khó đi vào nề nếp.
8
+ Nhà quản lí quá rụt rè, họ giữ thái độ thận trọng khi đa ra bất cứ một quyết
định nào. Những doanh nghiệp này thờng bị bỏ lỡ thời cơ và do đó ảnh hởng đến
hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Qui mô và mức độ hoạt động phân tán từ đó ảnh hởng đến cơ cấu quyền lực
trong đơn vị cũng là một vấn đề tiêu biểu của đặc thù quản lí ảnh hởng quan trọng
đến hệ thống KSNB.
o Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí là tổng hợp các bộ phận đợc chuyên môn hoá
với những trách nhiệm, quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau,
nhằm thực hiện các chức năng quản lí.
Cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong chỉ đạo và kiểm soát hoạt động
của đơn vị. Một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ đảm bảo sự thông suốt trong phân công,
phân nhiệm, trong uỷ quyền và phê chuẩn, ngăn ngừa sự vi phạm các chính sách,
thủ tục kiểm soát, loại bỏ đợc những hoạt động không phù hợp có thể dẫn đến sai
lầm và gian lận.
Đối với các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay, trong điều kiện các yếu tố
khác của hệ thống KSNB cha hoàn thiện hoặc cha vững mạnh thì cơ cấu tổ chức
hợp lí là một bộ phận quan trọng hỗ trợ công tác KSNB
o Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phơng pháp quản lí nhân sự và các
chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen th-
ởng, và kỉ luật đối với nhân viên.
Con ngời là yếu tố quan trọng của bất kì tổ chức nào, là nhân tố quyết định
sự thắng lợi của mọi hoạt động. Đó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của bất kì hệ
thống KSNB nào. Một đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy có thể hạn
chế nhiều quá trình kiểm soát khác mà vẫn đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ
9
thống KSNB. Ngợc lại, nếu đội ngũ nhân viên không trung thực và kém năng lực
thì dù cho đơn vị có thiết kế và duy trì một hệ thống KSNB rất đúng đắn và chặt chẽ
vẫn không phát huy đợc hiệu quả.
Vì thế chính sách nhân sự là vô cùng quan trọng, một chính sách nhân sự
đúng đắn phải đảm bảo:
Sử dụng đúng ngời, đúng việc, tạo điều kiện để mỗi ngời phát huy đúng sở
trờng của mình.
Phải có các chính sách rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, khen
thởng, kỉ luật đối với từng cá nhân, từng bộ phận. Động viên khích lệ kịp thời là bí
quyết thành công của chính sách nhân sự.
o Công tác kế hoạch và dự toán.
Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu t, sửa chữa tài sản cố định đặc biệt là kế hoạch
tài chính bao gồm những ớc tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động
và sự luân chuyển tiền trong tơng lai.
Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của công tác quản lí, nó cho biết
phơng hớng hoạt động, giảm sự tác động của những thay đổi, tránh đợc sự lãng phí,
d thừa trong quản lí. Nếu việc lập và thực hiện các kế hoạch đợc tiến hành khoa học
và nghiêm túc, thì nó trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu.Chính vì thế các
nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh
giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch. Đây cũng chính là một khía cạnh mà các
kiểm toán viên rất quan tâm, đặc biệt là trong áp dụng thủ tục phân tích.
o Uỷ ban kiểm toán.
Tại một số quốc gia lớn- chẳng hạn nh Mỹ- thì các công ty cổ phần có quy
mô lớn thờng thành lập một uỷ ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị. Uỷ ban
10
thờng có 3 đến 5 uỷ viên, không phải là nhân viên của Công ty có nhiệm vụ, quyền
hạn nh sau:
- Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty.
- Xây dựng bộ máy kiểm toán nội bộ, kiểm tra, giám sát công việc của
kiểm toán viên nội bộ.
- Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
- Đại diện Công ty mời kiểm toán viên độc lập và xác lập mối quan hệ với
các chủ thể kiểm toán bên ngoài.
- Hoà giải những mâu thuẫn (nếu có) giữa kiểm toán viên độc lập và ban
giám đốc.
Do có những chức năng quan trọng nh trên nên sự độc lập và hữu hiệu trong
hoạt động của Uỷ ban kiểm toán là nhân tố quan trọng trong môi trờng kiểm soát.
Vì thế để tạo đIũu kiện thuận lợi cho công tác kiểm toán, kiểm toán viên độc lập
phảI phối hợp chặt chẽ với Uỷ ban này.
o Kiểm toán nội bộ
Kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là đo
lờng và đánh giá hiệu quả của việc kiểm soát khác và mang tính nội kiểm. Đây là
một nhân tố cơ bản của hệ thống KSNB.
Kiểm toán nội bộ bao trùm tất cả các hoạt động của đơn vị, nó cung cấp một
sự giám sát và đánh giá thờng xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có
hệ thống KSNB và tham gia hoàn thiện chúng, từ đó đảm bảo sự vận hành tốt của
hệ thống KSNB.Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ có thể phát huy tác dụng
nếu nó đợc xây dựng trên những nguyên tắc nhất định .
Ngoài những nhân tố bên trong đã nêu, thì hoạt động của đơn vị còn chịu
ảnh hởng bởi những yếu tố bên ngoài.Ví dụ nh luật pháp,sự kiểm soát của các cơ
11
quan Nhà nớc, ảnh hởng của các chủ nợ Những yếu tố này tuy không thuộc tầm
kiểm soát của đơn vị nhng có ảnh hởng rất lớn đến các nhà quản lí trong sự thiết kế
và vận hành hệ thống KSNB nh luật pháp, sự kiểm tra của các cơ quan nhà nớc, ảnh
hởng của các chủ nợ
c. Hệ thống kế toán
Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành
tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phơng pháp kế toán: phơng pháp chứng
từ, tính giá, đối ứng tài khoản và phơng pháp tổng hợp- cân đối.
Thông qua việc ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng
hợp và lập hệ thống báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản
lý và kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị. Do đó, hệ thống kế toán là một bộ
phận quan trọng của kiểm soát nội bộ.Một hệ thống kế toán hữu hiệu sẽ đảm bảo
các mục tiêu tổng quát sau đây:
o Tính có thật: nghĩa là chỉ đợc ghi chép những nghiệp vụ có thực, không
ghi chép những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị.
o Sự phê chuẩn: trớc khi thực hiện mọi hoạt động nghiệp vụ, đều phảI đảm
bảo rằng chúng đã đợc phê chuẩn hợp lệ.
o Tính đày đủ:Nghĩa là không đợc loại bỏ, giấu bớt để ngoài sổ sách về mọi
nghiệp vụ phát sinh.
o Sự đánh giá: Không để xảy ra những sai phạm trong tính toán, trong việc
áp dụng chính sách kế toán.
o Sự phân loại: Bảo đảm số liệu đợc phân loại đúng đắn theo sơ đồ tài
khoản của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn các loại sổ sách kế toán có liên
quan.
o Đúng hạn: Việc ghi nhận doanh thu và chi phí phải đúng kỳ.
12
o Chuyển sổ và tổng hợp chính xác.
Khi xem xét hệ thống kế toán kiểm toán viên cần nghiên cứu về:
- Chính sách kế toán là các nguyên lý, các cơ sở các quy ớc,các luật lệ,và các
thủ tục đợc Ban giam đốc công nhận để soạn thảovà trình bày các báo cáo tài chính
một cách trung thực về tình hình tài chính của đơn vị.
- Hình thức kế toán là phơng pháp tổ chức và phối hợp giữa các loại sổ sách
kế toán.
Sự nghiên cứu đó giúp cho kiểm toán viên tiếp cận hệ thống kế toán, để hiểu
về quá trình xử lý thông tin và đánh giá về quá trình kiểm soát nội bộ của đơn vị
qua các giai đoạn của một quá trình kế toán.
- Lập chứng từ :Đây là giai đầu tiên và rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ
chính xác khi việc lập chứng từ nghiêm túc,nghĩa là việc lập chứng từ đày đủ, hợp
lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh.
- Sổ sách kế toán : Là giai đoạn chính trong quá trình xử lý số liệu kế toán,
bằng việc ghi chép, phân loại tính toán tổng hợp để cung cấp những thông tin tổng
hợp trên báo cáo tài chính.Trong kiểm soát nội bộ, sổ sách kế toán đóng một vai trò
rất quan trọng ví dụ nh sổ chi tiết về vật t hàng hoá.
- Báo cáo tài chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý, nhằm tổng
hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu báo cáo.
d. Các các thủ tục kiểm soát trong hệ thống kiểm soát nội bộ
Các biện pháp kiểm soát cũng là một bộ phận quan trọng của hệ thống
KSNB, có thể chia thành hai loại biện pháp kiểm soát: kiểm soát trực tiếp và kiểm
soát tổng quát.
13
Kiểm soát trực tiếp:
Kiểm soát trực tiếp là các biện pháp kiểm soát đợc xây dựng trên cơ sở đánh
giá các yếu tố dẫn liệu trong báo cáo tài chính. Kiểm soát trực tiếp bao gồm ba loại
hình cơ bản:
Kiểm soát quản lí: là việc kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân
viên độc lập với ngời thực hiện hoạt động tiến hành. Kiểm soát quản lí là biện pháp
rất có hiệu lực để phát hiện, ngăn chặn các sai sót, gian lận.
Kiểm soát xử lí: là kiểm soát đợc đặt ra để kiểm tra việc xử lí các giao dịch,
tức là kiểm tra lại những công việc mà giao dịch đợc công nhận, cho phép, phân
loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp, báo cáo.
Kiểm soát để bảo vệ tài sản: là các biện pháp, qui chế kiểm soát nhằm bảo
đảm sự an toàn của tài sản, của thông tin trong đơn vị, nó thờng bao gồm:
o Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt là bảo vệ các ghi chép về
tài sản.
o Hệ thống an toàn và vật chắn.
o Kiểm kê hiện vật, xác nhận của bên thứ ba.
Sau đây là một số biện pháp kiểm soát quan trọng nhất, chúng đều thuộc
kiểm soát trực tiếp:
- Kiểm soát để đảm bảo chứng từ và sổ sách là đầy đủ và việc ghi sổ là đúng
đắn:
+ Sổ sách: là bộ phận quan trọng trên đó các nghiệp vụ kinh tế đợc phản
ánh và tổng hợp.
+ Chứng từ: Trong toàn đơn vị và với các đơn vị bên ngoài, chứng từ là minh
chứng pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ phải đầy đủ để cung
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét